BUSINESS CENTRAL • INTEGRATION TIL FONDSSYSTEMER • KREDITOR OG FAKTURASTYRING • BANK-INTEGRATION • SUPPORT
Fonds BC er et økonomisystem baseret på Microsoft
Dynamics 365 Business Central med tillægsmoduler der er tilpasset fonde, der uddeler
bevillinger som fx integration til GrantOne og SmartSimple, udbetaling af bevillinger, registrering
og betaling af leverandørfakturaer, styring af kreditoroplysninger, håndtering af udlæg og kørsel
med mere.
Læs mere om funktionaliteter herunder og kontakt os gerne for en snak eller referencer.
FUNKTIONALITET
Business Central er et udbredt økonomistyringssystem, som har moduler til styring af mange aspekter
af virksomheder. Fonds BC er en tilpasset version,
hvor vi har tilføjet moduler og udvidelser relevante for fonde der har ansøgere og udbetaler
bevillinger. Fonds BC undersøtter også fondes investerings- og holdingselskaber, fx godkendelse og
betaling af cash calls fra investeringsfonde og indlæsning af opgørelser fra
investeringsforvaltere.
På figuren kan du se en oversigt over de mest anvendte moduler og funktionaliteter og efterfølgende
en mere detaljeret beskrivelse.
Vi laver også specifikke tilpasninger efter behov. Det kan være alt fra et nyt masterdatafelt til et
helt modul til at understøtte et forretningsområde eller integration til et andet forretningssystem.
Finansbogføring, budgetter, dimensioner og rapportering. Specielt for fonde, en opsætning af integrationskladder til bevillingsadministration og finanskonti til bevillinger, som følger indsatsområder.
Håndtering af leverandører og leverandørfakturaer med Continia Document Capture som extra tilføjelse. Ekstra opstramning omkring kreditores betalingsoplysninger og godkendelse af ændringer. Integration til banker ved brug af Continia Banking og ekstra stryring af den proces. For fonde der ønsker at administrere bevillingsmodtagere og betalinger til disse i BC, understøttes dette også.
Styring af debitorer og udstedelse og afsendelse af salgsfakturaer for fx management fees eller lign. En eller flere tilpassede skabeloner til faktura- og kreditnotalayouts med fx logo.
Håndtering af anlæg, herunder anskaffelser, afskrivninger, vedligeholdelse, omvurderinger og afhændelser med integration til finansmodulet.
Styring af kontakter og relationer. Modulet giver overblik over dialoger, møder og aktiviteter med kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Rapportering i BC understøtter brug af fx Power BI eller finansrapporter til analyse baseret på dimensioner, perioder og forretningsområder med fleksible filtreringsmuligheder.
Automatiserer kreditorprocesser, herunder fakturascanning, OCR-behandling, godkendelsesflows og håndtering af leverandørfakturaer direkte i Business Central. Omfatter også en webportal til godkendelse af bilag og udgifter, så ikke-økonomimedarbejdere nemt kan tilgå og godkende bilag.
Forenkler håndtering af medarbejderudgifter og kørsel med en app til telefoner og integration til banker, så transaktioner på firmakort kan indlæses automatisk.
Forbinder Business Central direkte med banksystemer så betalinger og bankafstemninger kan håndteres. Desuden automatisk opdatering af valutakurser fra fx Danmarks Nationalbank eller ECB.
Understøtter krav til elektronisk fakturering og digital dokumentudveksling, som NemHandel og OIOUBL.
I samarbejde med GrantOne har vi defineret datastrukturer og API'er for udveksling af data. Det
betyder at vi kan hente transaktioner (bevillinger, betalinger, bortfald, indbetalinger) fra
GrantOne inkl. dokumentation for transaktionen, fx et dokument som viser beløb, godkender(e) mv. jf.
bogføringsloven. På baggund af bogføringsopsætning i BC, herunder fx kategorier/indsatsområder laves
finanskladdelinjer med ønsket kontering og vedhæftede filer. Her er forudsætningen at
bevillingsmodtagere og integration til banken foregår i GrantOne, som er deres standard.
Desuden har vi i samarbejde udviklet funktionalitet, så projektindkøb registreret i Contina Document
Capture kan kontrolleres mht. sagsnr. og rådighedsbekøb og efterfølgende registreres automatisk på
sagen i GrantOne.
For projektindkøb foretaget ved private udlæg eller firmakort og registreret i Continia Expense
Mangement har vi lavet tilsvarende funktionalitet, så det kan registreres automatisk på sagen i
GrantOne.
Vi har også etableret et fælles udviklings- og demo-miljø, hvor vi arbejder på og tester ny funktionalitet.
I samarbejde med SmartSimple har vi udviklet et API og funktionalitet, så SmartSimple kan sende data
til BC når udvalgte handlinger finder sted i SmartSimple.
Da SmartSimple er meget fleksibelt kræver det en del analyse og opsætning i SmartSimple, men når det
er fastlagt kan SmartSimple sende data til BC og BC kan hente vedhæftninger og opdatere status for
betalinger i SmartSimple. Fra SmartSimple sendes information om bevillinger eller bortfald og BC
henter så pdf'er med dokumentation til vedhæftning på transaktionerne ved bogføring. Når der skal
udbetales midler, så sender SmartSimple både stamdata på bevillingsmodtager og relevante data mht.
udbetalingen og BC henter igen dokumentation som pdf fra SmartSimple, så bogføring kan leve op til
bogføringsloven.
Med SmartSimple integrationen håndteres udbetalinger i BC via Continia Banking.
Vi har også lavet integrationer til fx GetOrganized og OnlineLegat, men GrantOne er det mest anvendte blandt fonde i Danmark og det modul vi ofte implementerer.
Disse tre moduler giver tilsammen en robust leverandørproces fra indkøb til betaling.
Et specialudviklet modul til funktionsadskillelse samt styring og validering af ændringer i leverandørers betalingsoplysninger.
Forbedringer af betalingsvalidering og håndtering af betalingsoplysninger i samspil med Continia Banking.
Validering af betalingsoplysninger på fakturaer under registreringsprocessen i samspil med Continia Document Capture.
TILGANG
Vores tilgang er baseret på mange års erfaring med uddelende fonde og implementering af Business Central og de tilhørende integrationer og tillægsmoduler.
Introduktion og afklaring af muligheder for samarbejde
Behovsafstemning, fastlæggelse af samarbejdsform og forventet omfang
Analyse af behov, afstemning af økonomi og omfang
Implementering, opsætning, afstemning med øvrige interessenter
Undervisning af medarbejdere og gennemgang af testcases
Idriftsætning, overgang fra idriftssætningssupport til normal drift og support efter behov
SAMARBEJDSPARTNERE
Vi er eksperter i Business Central og har derfor etableret samarbejder med andre, for at kunne understøtte relevante processer og opgaver i forbindelse med implementering og drift af Fonds BC.
Vi er Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) og Partner og kan forhandle og administrere licenser. Desuden har vi certificeringer i både opsætning og brug af samt udvikling i Business Central.
Vi er også Continia Partner og kan forhandle og administrere licenser, har adgang til partnersupport og mange års erfaring i at implementere, supportere og tilpasse deres produkter.
Vi har i en årrække arbejdet tæt sammen med GrantOne omkring fælles kunder og udvikling af integrationer og funktionalitet. Vi kan både tale konsulent til konsulent og udvikler til udvikler, vi deltager på hinandens erfa-dage og har en række tilfredse fælles kunder.
Vi har implementeret SmartSimple integrationen sammen med resourcer fra SmartSimple og har forståelse for kompleksitet og funktionalitet i SmartSimple og vi kender til deres API'ers muligheder og begrænsninger.
Hos flere kunder har vi haft et godt samarbejde med Seima og Lennart, særligt omkring udbud, GrantOne implementering og Actuateds styring af projekter på vegne af kunderne.
Vi samarbejder selvfølgelig også med IT-leverandører og særlig Vivant har vi flere fælles kunder med og vi deler en god forståelse af de krav der stilles til IT infrastruktur og sikkerhed.
KONTAKT